在整理出“原汁原味”的录音稿之后，先将其备份保存好，以便后面随时查找。但是，这里要注意一点，就是这种增减一定要“合理”。第六，要最终得到领导的认可。我们整理的领导讲话稿，一定要送给领导过目，对我们整理的内容予以审定。
机关里的文字匠，特别是像政研室这种专业文字机构中的文字匠们，都会遇到整理讲话录音的任务。在我二十多年的文字生涯中，大大小小的讲话录音整理过不知多少个，所以对这项工作多少还是有一点心得的。
根据我的工作体会，整理领导讲话录音大致应当注意以下几点：
第一，整理录音往往是一件时间性要求很高的任务，通常情况下是每人分一部分，大家一起动手干，以提高效率。在这种团队作战的情况下，这个团队至少要有一个人能够确保在领导讲话的现场。这一点非常重要，因为只有在现场才能看到语音之外的形体和面部表情，而这些都是与声音相辅相成的意思表达符号。人在现场就能捕捉到这些在录音中把握不到的东西，从而能够更加准确地领会领导讲话的意图，同时也有利于更准确地听清领导讲的是什么。这一点要特别说明一下，我们过去在整理讲话录音时就曾经遇到过此类问题，有时可能是录音机距离领导有一点远，所以领导的讲话声音在录音里听得不是很清楚，特别是如果领导口音比较重的话，如果没有人在场亲自听过，很容易出现错误。我记得有一次，市领导出席一个涉及医药企业的会上，提到美国人很多人都服用“美乐托宁”，我当时在现场，可以听得非常清楚，并且在笔记本上记下了这个药名。但回来整理讲话录音时，其他同志通过录音就听不清说的是什么。还有一次，一位上级领导来我市视察，召开了一个小型座谈会，会后上级要求我们立即把领导的讲话录音整理好送去。我们当时仅凭录音确实有好多地方听不懂领导的南方口音，亏得有一位领导当时在现场，我们把听不清的地方请他来帮助我们听，才得以弄清。
第二，将领导的讲话录音整理出来，并不是一字不差地原汁原味的端上去。而是要做适当的编辑工作。这里就有一个编辑工作尺度把握的问题。我们通常的做法是，把整个录音分成几段，每人负责整理一部分。先要原汁原味地整理出领导的讲话原文，注意，这个“原文”中一定要一丁点信息不能遗漏，包括小插话、语气助词，以及重复的话或者只说了半句的话，因为这些微小的细节都很重要，有时能从中找出领导没有完全表达出的真实意图。在整理出“原汁原味”的录音稿之后，先将其备份保存好，以便后面随时查找。然后开始对原稿进行文字编辑工作，这种编辑工作不同于普通文稿的编辑工作，一定要最大限度地保存领导的原话，主要需要进行的工作是梳理语言逻辑，删除重复的话和无意义的口头语，将没有说完的话根据其语义补齐，同时进行适当的分段或者起标题。
第三，对领导讲话录音的整理稿要根据领导讲话的意图进行合理的增减。这是整理录音环节中最难把握的一点。什么是“合理的”？这里并没有一个统一的标准，完全要根据会议上领导讲话的语境进行判断，有时要把领导有些说得过重的话适当地“柔化”，有时要把一些随口说出的一些不太适宜的话删掉，还有的时候要根据领导讲话的意图，适当增加一些领导没有说到，但应当照顾到的内容。但是，这里要注意一点，就是这种增减一定要“合理”。既要在内容和总量上合理，即不要做过多的增减，不要喧宾夺主；同时要在语言风格上合理，因为领导讲话录音稿更加贴近领导的口语风格，所以我们在对内容进行增减时，所用的语言要尽量向领导的语言风格上靠。
第四，要尽可能了解领导讲话的背景。一般来说，我们整理领导的讲话录音有几种情况，一是各类会议，这种会议讲话录音整理相对说来比较容易。因为我们通常就是领导讲话的起草者，对会议背景比较熟悉，而且手头都有给领导准备的书面稿，我们重点整理的是领导脱稿讲的部分内容，只要将其纳入我们原来起草稿件的逻辑框架内，适当完善即可。另一种是上级领导视察时的讲话、谈话，这一类录音整理就需要我们找到有关部门适当了解一下相关背景，比如领导视察的主要目的，突出关心哪些问题，等等。只有了解了这些，我们在整理文稿时才不至于出现将不该删除的话删掉。
第五，要始终留着最后一手，那就是手写记录。就如同我在前面提到的，“好脑子赶不上烂笔头”，我们这些领导身边的文字匠一定要有随时记录的意识和本领。有些时候和某些场合下，领导讲话是没有录音或者不准录音的，这就要求我们在场的人员尽最大可能进行手写记录，会后立即把几个人的记录凑一下，同时根据每个人的回忆补充文字细节，这样往往也能整理得八九不离十。
第六，要最终得到领导的认可。我们整理的领导讲话稿，一定要送给领导过目，对我们整理的内容予以审定。因为，这些经过整理的讲话稿同样属于公文，具有指导工作的作用，所以来不得半点随意和不准确之处。那种“根据录音整理，未经本人审阅”的稿子，原则上是不能作为公文印发的。
